Soluciones para pymes en tiempos de crisis: Esa gran desnocida; la cuenta de explotación

Puede que, en estos días, los directivos y dueños de pymes sean más sensibles a recomendaciones y mensajes de este tipo.

He conocido bastantes cuentas de explotación de pymes (también conocida como Cuenta de Pérdidas y Ganancias, popularmente llamada PyG). En estas cuentas "el ahorro", si brilla por algo es por su ausencia. Puedes encontrarte; gastos de viaje personales, "coches de empresa" mas lujosos que lo que la pura operatividad exigiría, etc.

Se hace imperativo, tal y como recomendaba en mi post Estudia tu Mercado, un análisis exhaustivo de la cuenta de explotación de la pyme. Análisis hasta las últimas consecuencias y entrando al trapo con la mayor intensidad posible. Para esto recomiendo, encarecidamente, tener junto a la cuenta de explotación un detallado balance de sumas y saldos con los datos de las cuentas del Grupo 6 - Compras y Gastos y Grupo 7 - Ventas e Ingresos.

¿Cómo leer una cuenta de pérdidas y ganancias?

Voy a intentar explicarme sencillamente para novatos en la materia. Cuando estamos delante de una Cuenta de PyG, tenemos una VISIÓN de nuestra empresa en dos sentidos. Podría ser así:

- A la derecha encontramos:
Las ventas y los ingresos (HABER)
Ordenados según la relación de los mismos con nuestro negocio, es decir, las ventas del día a día estarán en la parte superior y lo que hacemos de vez en cuando en la parte inferior, como por ejemplo, las plusvalías por vender un inmueble.

- A la izquierda encontramos:
Las compras y los gastos (DEBE)
Aquí lo que tenemos, es un detalle de los gastos "necesarios" en los que hemos incurrido, para conseguir los ingresos reflejados en el haber. Aparecerán a su vez , ordenados según tienen que ver con nuestro negocio (aunque aquí ya aparecen más matices)

Podemos encontrarnos con modelos reducidos de cuentas PyG, (por eso la recomendación del balance de sumas y saldos), aparecerá mas o menos de esta forma (aunque existen múltiples pero pequeñas variaciones):

+   Ingresos por Ventas y/o Servicios Prestados
-   Costes de las mercancías vendidas o de los servicios prestados
-   Costes de personal
=   Resultado bruto
-   Gastos de las ventas
-   Gastos de administración o generales
=   Resultado de las operaciones ordinarias
-   Gastos financieros
+   Ingresos financieros
=   Resultado antes de impuestos
-   Impuesto de beneficios
=   Resultado del ejercicio

imagen de contabilidadtk

Ahora bien ¿Qué hacemos con esta información?

El dicho dice que, "la información es poder" y está, totalmente en lo cierto. Lejos de recomendar maniobras conocidas, sobre como maquillar una cuenta de PyG, me voy a centrar en un análisis más estratégico que operativo.

Hay una frase en la que creo firmemente, a pesar de que, me gano la vida gestionando y dice así; "a la empresa no la salva la gestión, sino las ventas". Así que, empezaré el análisis estratégico por el lado de las ventas.

VENTAS:
Las ventas representan la generación de recursos; la capacidad de nuestra empresa de satisfacer a la sociedad que se representa en clientes. Podemos encontrar ventas de puro mercadeo o ventas de generación de valor.

Las ventas de mercadeo, son aquellas que provienen de la pura comercialización de productos compra-venta; para obtenerlas, debemos comprar o invertir en bienes que vendemos con un margen (ver posts Dime a qué margen vendes y te diré cuanto pierdes I y II), este margen deberá satisfacer todos los costes de la inmersión (compra, almacenamiento, financiación y gastos generales), para garantizar un beneficio. Estas ventas no trasladan un gran valor a los clientes, normalmente este valor, se materializa en un valor de oportunidad o localización. En este tipo de ventas podemos sufrir fuertes tensiones competidoras, lo que muchas veces, con el afán de ganar ventas, produce una rebaja involuntaria de nuestros márgenes que pondrá en peligro nuestro beneficio y así la supervivencia del nuestro negocio o empresa. Cuenta (700)

Las ventas de valor añadido, son aquellas que provienen de nuestra propia identidad como empresa y de una diferenciación pura, premiada por la sociedad, es decir, los clientes. Estas ventas, se producen porque, tenemos una forma de trabajar, un saber-hacer (know-how) que nos proporciona una IDENTIDAD, por la que el mercado, está dispuesto a asumir unos sobre costes que se trasladan a nuestras ventas de valor. Los costes asociados a estas ventas son más difíciles de identificar porque aquí no tenemos compras, sino inversiones. Inversiones en sistemas de gestión, en personal cualificado e innovaciones. Resumiendo, este tipo de ventas son las que garantizarán los beneficios y el futuro de nuestro negocio o empresa, en función de nuestra capacidad para seguir invirtiendo; en innovación constante, no perdamos a nuestros empleados y gestionemos de forma eficiente. (Cuenta 705)

Nota: Elimino del análisis las ingresos de comisiones y otros ingresos de gestión, puesto que los considero como ventas de mercadeo y no de valor añadido. Cuenta (75..)

COSTES:
Los costes o gastos, representan en qué narices nos gastamos la pasta para obtener las ventas. Mi idea, a este respecto es, analizar cómo hemos gastado el dinero para obtener las ventas. Así encontramos:

Costes de las compras, son los directamente relacionados con las ventas de mercadeo como hemos visto antes. Los encontraras en las cuentas (600)

Costes de personal, son los relacionados con la estructura de la empresa. Representan las personas necesarias para llevar a cabo la actividad del negocio. En las empresas de servicios o que mayores ventas de valor tienen, representan la mayor parte de los costes. Cuentas (64.)

Costes estructurales generales, son los también conocidos como "otros gastos de explotación". La teoría de estos costes, dice que son, en cierta manera necesarios para desarrollar la actividad de la empresa, pero la verdad es que aquí es donde, normalmente aparece el agujero negro de los gastos de las empresas. Aquí, podemos descubrir desde que nuestra compañía eléctrica nos cobra una tarifa inadecuada, hasta que el coche en renting que tienes está perjudicando que puedas cuidar a tus empleados. Así que, saca la tijera a pasear y analiza desde los gastos de limpieza hasta, si estás gastando demasiado en asesoría o abogados. Cuentas (62.)

Gastos financieros, estos gastos representan el coste de financiación de los recursos que posees, tanto para mantener tus activos, como para cubrir los demás gastos de la cuenta de PyG. En mi humilde opinión, deberían aparecer más ligados a la actividad de la empresa, pero el sistema contable establecido, los separa para diferenciar los temas de explotación de los financieros, pero bueno, así también es una correcta forma de verlos. En este tema recomiendo, analizar en detalle, si estamos teniendo costes excesivos de financiación y así posteriormente poder negociar con los bancos mejores condiciones. En mi post Estudia tu Mercado, recomiendo que te compares con la competencia para tener más información y así poder negociar mejor con los bancos, además sabrás la estructura financiera de tus competidores. El benchmarking al poder.


Recomendaciones estratégicas nacidas desde la cuenta de explotación

Recomendación I: Procura potenciar las ventas de valor, porque las ventas de mercadeo son pan para hoy y hambre para mañana.
Los que conozcáis la matriz del BCG, sabréis que reconozco; a las ventas de mercadeo, como "al perro" y a las ventas de valor, como "la estrella".

Recomendación II: No mires con tanto celo, los gastos de personal. Las personas que forman tu empresa es de lo más preciado que tienes. Generan valor y aseguran el futuro del negocio. Vuelve a repasar si puedes recortar otros costes, ahh! que ya lo has realizado, REPITO, vuelve a repasar si puedes recortar otros costes.

Recomendación III: Consigue las cuentas de explotación de tus competidores y así podrás analizar sus estrategias y mejorar las tuyas.

Recomendación VI: Repasa con el balance de sumas y saldos, lo más detallado posible, las cuentas (62...) y ELIMINA TODOS ESOS GASTOS QUE NO APORTAN VALOR A TU NEGOCIO. Todos esos gastos que no sirven para que tu empresa sea más competitiva y generen más valor, que se pueda convertir directamente en VENTAS, ELIMÍNALOS DRÁSTICAMENTE.

Bueno, espero que este post os haya parecido tan atractivo, como a mí realizarlo, puesto que me ha ayudado mucho a repasar y abrir los ojos de nuevo. Para terminar una última reflexión:

Potencia e invierte a tope, todos esos costes que generan el valor, por el que tus clientes acuden a comprar a tu negocio todos los días. Pero por favor, no cargues de costes tu estructura que pongan en peligro esas inversiones y gastos, mucho menos si no aportan nada al valor. Si no los eliminas estás poniendo en peligro la continuidad de tu negocio.

Links de interés:
Gabilos Software
Curso de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias de Gabilos Software
Economía Forense - Entender la cuenta de Pérdidas y Ganancias
La web del Plan General Contable
Estado de resultados - Wikipedia
Mejor Negocios