Problemas al implantar los ERP

Siguiendo con la tónica de un post que publiqué hace ya un tiempo, Tiempos de Cambio; selección e implantación de ERP. Este fin de semana me ha venido a la memoria un problema que me comentaba un empresario. El problema estaba en que, no tenía una confianza firme en que el ERP que se estaba implantando en su empresa terminaría usándose por los trabajadores. Me comentaba que hasta ahora la información se utilizaba en cada departamento de forma independiente y que la mayoría de la información se realizaba por el departamento de administración, que usaba un precario sistema de hacer facturas, después que toda la información en bruto se enviaba a la asesoría que era la que realizaba la contabilidad, nóminas, etc.

Después de esta exposición, añadía: "Claro!!!, aquí todo el mundo usa sus hojas de excel, en su ordenador y tienen todo bastante controlado. El problema aparece a la hora de compartir datos,... no sabemos cuál es la última versión correcta del archivo que tiene los datos acertados y finalmente las reuniones terminan siendo una discusión constante sobre los números".

Yo me imaginaba el caos, y hacía un viaje mental por esas reuniones en las que los diferentes responsables se enfrentaban unos a otros discutiendo sobre, quién tenía razón o el dato verdadero. Estaba claro que no seguían la máxima del dato único, ni esta otra que dice, "los datos se demuestran, no se discuten".

Está claro que, en muchas ocasiones implantar un sistema de ERP en la empresa, soluciona el problema de integración de datos, de forma que se posibilita el acceso a información centralizada, única, precisa y en el momento que es necesaria. A su vez, que todos los integrantes de la Pyme tienen la posibilidad de compartir información entre diferentes personas y/o departamentos.

Otras importantes ventajas de contar con un ERP en la empresa pueden ser:
- Acceder en tiempo real a datos financieros de la empresa (sin tener que espera a que la asesoría los realice y nos los envíe).
- Mejorar los procesos administrativos de la empresa.
- Unificar la información en formatos, ubicaciones (aumentando el control sobre la misma)
- Aumentar la velocidad de intercambios de información
- Mejorar los procesos generales de la empresa.

Desde el punto de vista de las ventajas de contar con un ERP, parece ser que, contar con uno es la respuesta y la solución a muchos problemas de la Pyme. Yo no me atrevería a negarlo, simplemente quiero exponer que implantar un ERP, supone muchos riesgos para la empresa, sobre todo, para las pymes, debido a sus limitaciones de recursos.

Los problemas a los que se enfrenta una Pyme a la hora de pensarse si implantar o no un ERP, pueden ser:
- ¿Qué ERP es el que mejor se adapta a mi empresa?
- ¿Qué tecnología debe tener el ERP? ¿tipo de base de datos? ¿aplicación web? ¿PDAs? ¿Código libre?
- ¿Con qué implantador lo pongo en marcha? ¿necesito implantación?
- ¿Va el ERP a solucionarme algo?
- ¿Están mis empleados preparados para adaptarse al ERP?
- ¿Cuánto me va a costar?, en serio ¿cuánto me va a costar? ¿tiempo? ¿dinero? ¿recursos?

Estos problemas y cuestiones planteadas son a las que un gerente de una pyme se enfrenta, en una primera instancia. Son importantes, si. Pero no son las cuestiones adecuadas. Me explico. Si un gerente responde a las preguntas anteriores, es posible que, finalmente tenga un ERP en su empresa, el problema es que hay otras muchas y vitales cuestiones, que van a desembocar en un lamentable fracaso en la implantación del ERP.

Las preguntas más importantes que debemos hacer antes de abordar la cuestión de implantar un ERP, además de las anteriores, deberían ser estas:
- ¿Tengo claro el sistema de información de la empresa?
- ¿Cómo fluye la información en mi empresa? ¿Dónde nace? ¿Quíen la genera? ¿Cómo se mueve por la organización? ¿Dónde se almacena? ¿Es necesaria?
- PODER. Sí poder. ¿Hay alguien en la empresa, incluído yo mismo como gerente, que use a información como fuente de poder? ¿ocultarla? ¿utilizarla como intercambio?, etc.
- ¿Tengo la empresa organizada por procesos?
- ¿Somos departamentos estancos o tenemos visión de proceso?
- ¿Todos en la empresa tienen vocación de servicio al cliente?
- ¿Tengo identificados a los posibles usuarios del futuro ERP que serán una carga en la implantación?

Todas estas nuevas cuestiones, son mas importantes que las anteriores. Y definirán en gran medida, el éxito de la implantación.

Por todo esto recomiendo por experiencia apropia seguir estos pasos para abordar la selección, implantación y puesta en marcha de un ERP en la Pyme.

1) Análisis de procesos de la organización.
2) Análsis del sistema de información dentro de esos procesos.
3) Realizar Fichas de proceso, Instrucciones de Proceso y fijar indicadores claves para cada proceso. (estos serán los que se deberían medir con la herramienta ERP que se instale).
4) Plan de comunicación a todos los implicados en la organización (si es posible y como eres una Pyme no tendrás mayor problema en reunir y comunicar a todos).
5) Seleccionar e invitar que se apunten usuarios clave y "ángeles" de la implantación dentro de la empresa.
6) ¿Tienes un plan estratégico de la empresa? Si, pues dale un repaso y revisa cómo se encuadran los objetivos estratégicos con los puntos 1,2 y 3.
7) Plantéate seriamente contratar a un "consultor de negocio". No, no vale el consultor implantador de la herramienta, limitará las posiblidades al producto que vende su empresa. La visión de un "loco externo" en tu empresa obrará maravillas.

ESQUEMA GENERAL:
Yo propongo humildemente este esquema y pasos a dar antes de implantar un ERP. Si lo sigues seguro que evitarás problemas, pérdida de tiempo, pérdida de dinero, y muy importante , conseguirás implicación desde dentro en la empresa.

ESTRATEGIA --> PROCESOS --> SISTEMA de INFORMACIÓN --> PERSONAS --> TECNOLOGÍA --> IMPLANTADOR

Convinación de los elementos que debes tener en cuenta, para una exitosa implantación:

1) Tu estrategia empresarial (en serio, sino tienes una, ni el mejor ERP del mundo te puede ayudar)
2) Estrategia desplegada, en procesos. Y obviamente, procesos medibles.
3) La cultura de tu empresa y las personas que la formáis.
4) Sistema de información actual (qué, cómo fluye, quién la genera, utilidad, formatos, etc.). Te ayudará a visualiar el sistema de información futuro que deseas.
5) Existencia de otras aplicaciones en la empresa y posiblidad de enlace con el sistema de información.
6) Recursos (presupesto/coste, tiempo disponible, personas, tecnología actual disponible (hw y sw).
7) Tecnología disponible (en función del presupuesto) (¿comprar un estándar o desarrollar?, no recomiendo de desarrollar)
8) ¿Cuento con un consultor externo? (no lo dudes tanto, contar con uno te ayudará y lo más importante a la larga será barato).
9) Sistema para seleccionar la herramienta ERP.
10) Selección, implantación y puesta en marcha (mucha suerte!!!).

El liderazgo en la Pyme

El nacimiento de una pyme marca en gran medida su devenir futuro. En la mayoría de los casos se trata de un único emprendedor que decide ejercer de "creador" y desde la nada, basándose en una corazonada del destino, se embarca en un viaje donde deja enormes sacrificios; sus ahorros y sobre todo su tiempo.

Son muchos los motivos que pueden llevar a una persona normal a plantearse la creación y por consiguiente a la entrega total para el desarrollo de una nueva iniciativa empresarial. En cualquier manual sobre emprendedores o entrepreneurs encontraremos todas las definiciones y características de estos sujetos. Pero me voy a centrar en los condicionantes que pueden hacer nacer a un aventurero de los negocios, en el interruptor que hace que de ser un empleado, piense en asegurarse sus ingresos por medio de la satisfacción de productos y servicios a clientes. Entre estas circunstancias suelen aparecer las siguientes:

- Cambio radical en su vida. Fruto de un drástico revés en sus circunstancias vitales que hacen que se plantee una innovadora forma de enfrentarse a la vida. PE: Un divorcio, muerte de un ser cercano y muy querido. Y por último, una penosa experiencia con el empleo por cuenta ajena, como podrían ser, un jefe déspota, presión excesiva, etc.

- Antecedentes familiares. Un progenitor que es o ha sido empresario. Con esto no me refiero al típico "ñino de papa" que hereda un negocio, sino a una persona que decide con el ejemplo paterno, lanzar un nuevo reto empresarial.

Sin estos condicionantes suele ser muy difícil que aparezca un emprendedor, puesto que otros nichos como pueden ser escuelas de negocio, centros de formación profesional, etc. considero que son muy importantes como base y fundamento pero no son condicionantes sinecuanum, para el emerger de un emprendedor tan necesarias como las anteriores. Porque aunque la formación en gestión y el dominio de un servicio o producto son importantes, no los considero capaces por sí solos de crear un emprendedor. Puesto que lo más vital para la generación de un emprendedor es, que se genere en la persona una superación de la sensación de riesgo. Y estas superaciones personales suelen partir de la superación y supervivencia a situaciones extremas y así como el ave fénix el emprendedor resurge de las cenizas.

Esta empresa, que crea el emprendedor, va germinado poco a poco fruto de el trabajo del día a día; con pequeñas chapuzas realizadas minuto a minuto, en una obra constante del día a día, que termina siendo una catedral. Esta catedral es una empresa con una idiosincrasia propia, un camino propio forjado por las virtudes y defectos del creador.

¿Qué tipo de liderazgo se suele dar en un emprendedor?

Normalmente sucede, que el proyecto emprendido está bajo el total control del creador. Esto es una ventaja y a la vez un importante inconveniente. La ventaja, que el barco está siendo tripulado en la dirección correcta, según el plan inicial. El inconveniente aparece cuanto se aumenta el número de personas que participan en el proyecto. Si estas personas no interiorizan bien el "que hacemos", sucederá que su trabajo del día a día, se alejará poco a poco del objetivo inicial, produciéndose una desmotivación en el individuo y al fin y a la postre tendremos un barco con bastantes remeros que reman, en direcciones opuestas.

El emprendedor suele ejercer un liderazgo paternalista de su proyecto, queriendo estas encima de todo y en todo momento. Sabemos que es difícil, sino imposible estar encima de todo lo que sucede en la empresa y/o proyecto. La escusa que más aparece es "tengo que estar encima, sino mi gente no sabe qué hacer". La delegación pasa a un segundo plano y hablamos más de control. Esta misma actitud perjudica seriamente a los objetivos perseguidos, por que tal como contábamos antes, estamos imponiendo una cultura de ordeno y mando, matando a la creatividad y teniendo un equipo desmotivado. Y aparecen las escusas del equipo "para qué voy a hacer nada, si nunca me escucha el jefe y aquí se hace lo que él manda" . Esto hace que tengamos un rendimiento personal del equipo por debajo del 50% de sus capacidades, aplicando unas actitudes que bajan el rendimiento de sus aptitudes. Y aparece otra escusa que termina haciendo mediocre el proyecto "yo vengo a trabajar y me siento a esperar que el jefe me diga lo que tengo que hacer". Lo peor de todo es que las cosas se terminan haciendo porque lo dice el jefe, sean buenas o malas, sin comunicación, sin retroalimentación, sin información de retorno (unidireccional de arriba hacia abajo).

Te invito a meditar sobre ello y a que pongas tu comentario sobre este tema. Te escribo unas preguntas en forma de guía:

¿Cuántas buenas ideas se llevan a la práctica en tu empresa?
¿Haces lo que dice el jefe o le propones nuevas soluciones?
Si aportas soluciones, estas. ¿Son tenidas en cuenta, evaluadas, contrastadas y puestas en marcha?
¿Hay exceso de delegación en tu empresa? ¿exceso de control?
¿Cómo se toman las decisiones, consensuadas o por contra en forma de orden?